Datenschutzordnung der St. Sebastianus-Schützenbruderschaft Geseke 1412 e.V.

Die Einhaltung des geltenden Datenschutzes im Umgang mit personenbezogenen Daten in unserem Verein ist uns ein hohes Anliegen und wird insbesondere durch ein speziell auf unseren Verein entwickeltes und abgestimmtes Datenschutzkonzept gewährleistet. Teil dieses Datenschutzkonzeptes ist diese Datenschutzordnung als Anlage zur Schützenordnung.

1. Rechtskonforme Datenerhebung

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgen in unserer Schützenbruderschaft, der St. Sebastianus-Schützenbruderschaft Geseke 1412 e.V. ; Postfach 1411
59585 Geseke, konform der jeweils geltenden Bundesdatenschutzgesetze (BDSG) und der EU Datenschutz-Grundordnung (DS-GVO).

Der Verein erhebt beim Vereinseintritt alle Daten im Beitrittsformular, die zur Verfolgung der Vereinsziele, der Vereinsarbeit und für Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind. Dies geschieht auf Grundlage der Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (gesetzlicher Erlaubnistatbestand) und bedarf keiner gesonderten Einwilligung des Mitgliedes. Des Weiteren wird ein Mitglied bei seinem Eintritt in den Verein gemäß Art. 13 DS-GVO über Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung informiert (vgl. Datenschutzhinweiserklärung).

Für die Nutzung von Namen und Vornamen sowie Fotos als personenbezogene Daten im Rahmen der Pressearbeit in den Online- und/oder Printmedien (z.B. Vereinshomepage, Infokasten etc.) wird eine separate Einwilligung des jeweiligen Mitgliedes nicht eingeholt. Sollte ein Mitglied nicht einverstanden sein, steht ihm jederzeit das Recht zu, Einspruch zu erheben; im Falle des erhobenen Einspruchs wird der Verein die Daten umgehend löschen.

2. Eintritt in den Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhält ein Mitglied eine Mitglieds-/ Vereinsnummer und der Verein nimmt folgende personenbezogene Daten auf:

– Vor- und Zuname
– Geburtsdatum
– Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
– Bankverbindung
– Konfession
– Telefonnummer

Die personenbezogenen Daten werden im EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM´s) vor unberechtigtem Zugriff Dritter geschützt ist.

Außer in den gesetzlich vorgesehenen bzw. erlaubten Fällen werden weitere Informationen von dem Verein nur erhoben, verarbeitet und/oder gespeichert, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und/oder hieran ein berechtigtes Interesse besteht.

Das Mitglied kann bei der Erhebung oder Speicherung dieser weiteren Daten gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO seine einmal erteilte Einwilligung dem Verein gegenüber widerrufen. Hierzu kenn es folgende E-Mail Adresse des Vereins nutzen: info(at)sankt-sebastianus.de

3. Übermittlung von Daten bei der Meldung der Mitglieder

Unsere Schützenbruderschaft, St. Sebastianus-Schützenbruderschaft Geseke 1412 e.V., ist als Mitglied des BHDS (Bund der Historischer  Deutscher  Schützenbruderschaften e.V.) verpflichtet, seine aktiven Mitglieder zu melden. Die Datenweitergabe an den Bundesverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. § 3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar. Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandart des Bundesverbandes. 

Dies sind insbesondere bei Mitgliedern folgende Daten:

– Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum
– Ehrungsdatum (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
– Datum des Beitritts zur aktiven Mitgliedschaft

Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder) werden die vollständigen Adressen mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung der Daten an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt durch Dateneingabe auf der geschützten Weboberfläche des BHDS.

4. Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des BHDS kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Bundesverband übermitteln:

– Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes
  oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift,
  Geburtsdatum, Ehrungshistorie

– Anmeldung zu Lehrgängen, Fachtagungen und Veranstaltungen des
  Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift,
  Geburtsdatum

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt durch Dateneingabe auf der geschützten Weboberfläche des BHDS.

5. Weitergabe von Mitgliedsdaten an unsere Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen und Feierlichkeiten des Vereins in der Tagespresse, auf der Vereinswebseite und/oder im Schaukasten bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von  Prüfungen, Ehrungen und Feierlichkeiten auf der Vereinswebseite bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

6. Öffentlichkeitsarbeit

Der Verein informiert die lokale Presse und sonstige Medien über besondere Ereignisse und Prüfungsergebnisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins und in den sozialen Medien, z.B. Facebook, veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand (z.B. per E-Mail an die E-Mail-Adresse: info(at)sankt-sebastianus.de) einer solchen Veröffentlichung und/oder auch der Wiedergabe von Fotos widersprechen. Im Falle des Widerspruchs werden personenbezogene Daten und Fotos des widersprechenden Mitglieds von der Homepage des Vereins entfernt.

7. Sponsoring / Abkommen / Kooperation mit Dritten / Unternehmen

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken findet nicht statt.

8. Beendigung der Vereinsmitgliedschaft / Ausritt aus dem Verein und Datenlöschung

Beim Austritt von Vereinsmitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vor dem Zugriff Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. Personenbezogene Daten des ausgetretenen Mitglieds, die die Buchhaltung bzw. Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre nach dem Austritt aus dem Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Falls ein Vereinsmitglied einen datenschutzrechtlichen Verstoß melden möchte, so kann es sich an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz wenden.

 

Die Beschwerde kann unter

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2 – 4
40213 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

– zugesandt oder persönlich in den Behördenbriefkasten eingeworfen werden
– oder per Telefax
– oder Online verschickt werden.

Das Formular finden Sie wie folgt:
https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Aktuelles/Formulare-und-Meldungen/Inhalt2/Beschwerde/Beschwerdeformular.html

Sankt Sebastianus-Schützenbruderschaft Geseke 1412 e.V.

Stand Dezember 2019